Régulariser les charges locatives consiste à comparer, au moins une fois par an, les provisions versées chaque mois par le locataire avec les charges réellement supportées par le bailleur. Si les provisions ont dépassé les dépenses, le locataire est remboursé du trop-perçu. Si elles ont été insuffisantes, le bailleur facture le solde manquant.
Charges locatives : que signifie régulariser ?
Provisions et charges réelles
Les provisions sur charges sont les sommes versées avec le loyer, chaque mois, sur la base d’une estimation des dépenses de l’année. Elles fonctionnent comme un acompte et ne sont pas définitives.
Les charges réelles sont les dépenses effectivement payées par le bailleur sur la période de référence, ramenées à la part attribuable au logement loué.
Le principe du solde
La régularisation calcule un écart unique :
- charges réelles moins provisions versées
- résultat négatif : trop-perçu, à rembourser au locataire
- résultat positif : solde manquant, à payer par le locataire
| Situation constatée | Résultat | Mouvement d’argent |
|---|---|---|
| Charges réelles inférieures aux provisions | Trop-perçu | Le bailleur rembourse le locataire |
| Charges réelles supérieures aux provisions | Solde manquant | Le locataire paie le solde facturé par le bailleur |
Charges récupérables et nature des dépenses
Seules certaines dépenses peuvent être répercutées sur le locataire. Des dépenses courantes, comme l’eau ou l’ascenseur, figurent parmi les natures de charges possibles. Chaque nature doit être identifiable pour que le locataire puisse vérifier l’écart calculé.
Obligation annuelle du bailleur
La régularisation n’est pas facultative. Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an, quel que soit le montant de l’écart. Le locataire n’a donc pas à attendre la fin du bail pour connaître sa situation.
Quel délai a le bailleur pour régulariser les charges ?
Deux repères encadrent le calendrier.
| Étape | Délai fixé | Conséquence |
|---|---|---|
| Envoi du décompte | Un mois avant la régularisation annuelle | Le locataire dispose du temps nécessaire pour vérifier les montants |
| Limite de régularisation | Avant la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité des charges | Au-delà, le locataire peut demander à payer en douze mensualités ; un juge peut refuser une régularisation tardive jugée abusive |
Le décompte doit donc parvenir au locataire environ un mois avant la date de régularisation. Le bailleur doit aussi conserver les pièces justificatives et les tenir à disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte. Pour contrôler le respect de ce calendrier, le locataire peut noter la date de réception du décompte, puis comparer cette date à celle de la régularisation.
Le dépassement de la fin de l’année civile n’invalide pas la régularisation : il permet au locataire de demander à payer le solde en douze mensualités. Un juge peut refuser une régularisation tardive jugée abusive, par exemple si le locataire l’avait demandée et que le bailleur n’a pas répondu. Le juge apprécie si le retard est abusif.
Quel délai pour réclamer ou se faire rembourser ?
Le délai est de trois ans dans les deux sens (Service-public.gouv.fr (DILA), 2025-04-10).
Trois ans pour rembourser un trop-payé
Le locataire qui a versé plus de charges que nécessaire dispose de trois ans pour obtenir le remboursement. Le locataire qui a versé plus de charges que nécessaire dispose du même délai de trois ans que le bailleur pour obtenir le remboursement (Service-public.gouv.fr (DILA), 2025-04-10).
Point de départ en copropriété : la régularisation
En copropriété, les trois ans courent à partir de la date de régularisation des charges, et non de la date à laquelle le locataire a payé. Pour calculer l’échéance, il suffit de repérer la date de régularisation figurant sur le décompte annuel, puis d’ajouter trois ans.
Exemple de calcul : une régularisation effectuée le 15 mars 2026 permet de réclamer jusqu’au 15 mars 2029.
Réclamation du bailleur pour impayés après départ
Le bailleur peut réclamer les loyers et charges impayés pendant trois ans, y compris après le départ du locataire. Le délai reste donc le même, mais le locataire parti n’est plus en mesure de régler spontanément l’arriéré : le bailleur doit agir dans ce délai pour que la créance reste réclamable.
| Situation | Délai | Point de départ |
|---|---|---|
| Trop-payé de charges en copropriété | 3 ans | Date de régularisation des charges |
| Loyers et charges impayés (y compris après départ) | 3 ans | Non précisé dans la fiche |
Décompte et justificatifs : quels droits pour le locataire ?
Le bailleur doit remettre au locataire un décompte des charges locatives et tenir à sa disposition les pièces qui le justifient (source : Service-public.gouv.fr, DILA, 2025-04-15).
Ce que doit contenir le décompte
Le décompte présente les charges par nature de charges, c’est-à-dire regroupées par catégorie de dépense (par exemple eau ou ascenseur). Il indique aussi le mode de répartition entre logements, soit la clé utilisée pour répartir chaque charge entre les logements de l’immeuble.
Pour vérifier le décompte, le locataire peut contrôler que chaque catégorie de charges figure avec son montant et que la clé de répartition est mentionnée. Si l’une de ces deux informations manque, la demande de précision doit être adressée au bailleur.
Consulter les pièces justificatives
| Élément | Règle applicable |
|---|---|
| Qui conserve les justificatifs | Le bailleur |
| Qui peut les consulter | Le locataire |
| Durée de mise à disposition | 6 mois |
| Point de départ du délai | Date d’envoi du décompte |
Le locataire doit demander à consulter les justificatifs pendant ces 6 mois. Il est donc utile de noter la date d’envoi du décompte dès réception, afin de connaître la date limite de consultation.
Peut-on étaler le paiement du solde ?
Oui. Si la régularisation des charges n’a pas eu lieu avant la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le solde manquant en douze mensualités. Cette demande s’exerce par écrit, selon une forme précise, et elle ne concerne que le solde réclamé par le bailleur.
Conditions de la demande
| Élément | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Date limite | La régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité |
| Objet | Il s’agit d’un solde manquant, c’est-à-dire un montant facturé par le bailleur |
| Forme | Une lettre recommandée avec accusé de réception |
Un trop-perçu n’entre pas dans ce dispositif.
Comment faire la demande
- Vérifier le décompte reçu du bailleur et le montant du solde réclamé.
- Rédiger la lettre en indiquant qu’il s’agit d’une demande de paiement en douze mensualités, avec l’année concernée et le montant du solde.
- Envoyer la lettre par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Conserver l’accusé de réception, qui sert de preuve de la date d’envoi.
Calcul des mensualités
Le montant de chaque mensualité se calcule ainsi : solde manquant ÷ 12. Le paiement s’étale sur douze mois, sans autre formule prévue dans la fiche de référence.
Que faire en cas de régularisation tardive ou contestée ?
Une régularisation des charges tardive n’est pas automatiquement abusive. Selon la fiche, un juge peut la refuser lorsqu’elle est jugée abusive, par exemple si le locataire avait demandé la régularisation et que le bailleur n’a pas répondu. Le motif d’abus porte donc sur le comportement du bailleur face à une demande restée sans réponse, et non sur le simple dépassement de la date.
| Situation | Qualification possible | Suite à donner |
|---|---|---|
| Le locataire a demandé un décompte, le bailleur ne répond pas | Régularisation pouvant être jugée abusive | Contestation écrite, puis saisine du juge si le silence persiste |
| Le locataire n’a rien demandé, la régularisation arrive tard | Pas d’abus relevé dans la fiche | Vérifier les délais et les justificatifs avant de contester |
La démarche se déroule en trois temps :
- Preuve de la demande initiale : conserver une copie datée de la demande adressée au bailleur. C’est ce document qui permet de démontrer l’absence de réponse.
- Contestation écrite : adresser au bailleur une lettre qui rappelle la date de la demande, constate l’absence de réponse et demande une réponse dans un délai raisonnable. L’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception permet de dater la réception.
- Saisine du juge : en cas de silence ou de refus persistant, saisir le juge. La fiche ne précise pas la juridiction compétente ; il faut la vérifier sur service-public.gouv.fr avant toute démarche.
Questions fréquentes
Combien de temps le bailleur a-t-il pour réclamer un solde de charges ?
Le bailleur dispose de 3 ans pour réclamer les loyers et charges impayés, y compris après le départ du locataire. Le même délai s’applique au locataire pour obtenir le remboursement d’un trop-perçu.
Le délai de 3 ans court-il à partir du paiement ou de la régularisation ?
En copropriété, le délai de 3 ans court à partir de la date de régularisation des charges, et non de la date à laquelle la somme a été payée. Cette règle concerne aussi le locataire qui réclame un trop-payé.
Que faire si le bailleur ne régularise pas les charges dans les temps ?
Si la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité, le locataire peut demander à payer le solde en 12 mensualités, par lettre recommandée avec accusé de réception. Un juge peut toutefois refuser une régularisation tardive jugée abusive, par exemple si le bailleur n’a pas répondu à une demande du locataire.
