Der Vermieter darf die Betriebskostenvorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB nur anpassen, wenn er zuvor eine Betriebskostenabrechnung vorgelegt hat, die eine Erhöhung rechtfertigt. In der Regel ist das eine Nachzahlung. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, ist keine Erhöhung gerechtfertigt. Die Anpassung erfolgt durch Erklärung in Textform, eine gesetzliche Ankündigungsfrist gibt es nicht. Das Anpassungsrecht gilt für Vermieter und Mieter gleichermaßen und nur für vereinbarte Vorauszahlungen, nicht für Pauschalen.
Wann darf die Vorauszahlung erhöht werden?
Die Anpassung ist an zwei Voraussetzungen gebunden: eine vorgelegte Abrechnung und eine daraus ableitbare Nachzahlung. Fehlt die Abrechnung, fehlt der Anlass. Fehlt eine Abrechnung, aus der sich die Notwendigkeit einer Erhöhung ergibt (in der Regel eine Nachzahlung), fehlt die Grundlage für eine Erhöhung.
Die Nachzahlung zeigt, dass die bisherigen Vorauszahlungen die tatsächlichen Betriebskosten nicht gedeckt haben. Sie ist der Maßstab, an dem sich die neue Höhe messen lassen muss.
| Konstellation | Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB |
|---|---|
| Vorgelegte Abrechnung mit Nachzahlung | Zulässig, Voraussetzung erfüllt |
| Vorgelegte Abrechnung mit Guthaben | Nicht gerechtfertigt |
| Keine Abrechnung vorgelegt | Voraussetzung fehlt |
| Betriebskostenpauschale statt Vorauszahlung | Nicht nach Absatz 4, es gilt § 560 Abs. 1–3 BGB |
Welche Form muss die Erklärung haben?
Die Anpassung muss in Textform erfolgen. Eine Erklärung in Textform ist nach § 126b BGB lesbar, nennt den Erklärenden und lässt den Abschluss der Erklärung erkennbar werden. Sie wird auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben, zum Beispiel als Brief oder als E-Mail, die gespeichert und ausgedruckt werden kann.
Eine handschriftliche Unterschrift ist für diese Erklärung nicht erforderlich. Die strengere Schriftform nach § 126 BGB wird nicht verlangt.
Eine mündliche oder telefonische Mitteilung genügt nicht, weil sie die Anforderung der Textform nicht erfüllt. Ein Telefonat kann eine Abrechnung erläutern, die Erklärung selbst muss jedoch schriftlich vorliegen.
| Bestandteil | Anforderung |
|---|---|
| Form | Textform nach § 126b BGB, zum Beispiel Brief oder E-Mail |
| Unterschrift | Handschriftliche Unterschrift nicht erforderlich |
| Mitteilungsweg | Mündlich oder telefonisch unzulässig |
Muss der Vermieter die Erhöhung begründen?
Eine Begründung im Erhöhungsschreiben ist nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Erhöhung mit konkreten Zahlen belegbar ist. Ein Schreiben, das nur eine höhere Summe nennt, ersetzt diesen Nachweis nicht.
Die Betriebskostenabrechnung ist das Dokument, mit dem der Mieter die Erhöhung überprüft. Daraus lassen sich das Ergebnis, also ob und in welcher Höhe eine Nachzahlung besteht, und die einzelnen Kostenpositionen ablesen. Fehlt die Abrechnung oder nennt sie keine nachvollziehbaren Beträge, lässt sich die Erhöhung nicht prüfen.
Pauschale Aufschläge und Sicherheitszuschläge auf die Vorauszahlung sind unzulässig. Ein Betrag, der nur geschätzt oder vorsorglich erhöht wird, ist nicht belegt.
Wie hoch darf die neue Vorauszahlung sein?
Die Höhe richtet sich nach der Nachzahlung aus der Abrechnung. Sie muss im Verhältnis zu dieser Nachzahlung stehen.
Als praktische Rechenhilfe kann der Mieter die Nachzahlung durch zwölf teilen. Der Quotient zeigt, um wie viel sich die monatliche Zahlung rechnerisch erhöhen müsste, damit im kommenden Jahr keine vergleichbare Nachzahlung entsteht. Dies ist keine gesetzliche Formel. Maßgeblich bleibt, ob die Erhöhung durch die Abrechnung belegt ist.
Liegt die vorgeschlagene Erhöhung deutlich über diesem Rechenwert, ohne dass die Abrechnung das erklärt, empfiehlt sich eine Prüfung durch einen Mieterverein.
Ab wann gilt der neue Betrag?
Eine gesetzliche Ankündigungsfrist besteht nicht. Der Vermieter muss also keinen festen Vorlauf einhalten. Ein bestimmter Monat, ab dem die erhöhte Vorauszahlung fällig wird, ist für Vorauszahlungen nicht gesetzlich festgelegt.
Der Mieter sollte deshalb das Datum notieren, an dem ihm die Erklärung zugegangen ist. Anschließend lohnt der Blick in den Mietvertrag: Anschließend lohnt der Blick in den Mietvertrag, ob dort eine Regelung zur Fälligkeit der Vorauszahlungen steht. Ab wann der höhere Betrag zu zahlen ist, sollte der Mieter bei Unklarheit mit einem Mieterverein oder einer Rechtsberatung klären.
Bei einer Betriebskostenpauschale gilt eine andere Regel, siehe den Abschnitt zur Pauschale weiter unten.
Was kann der Mieter bei einer unberechtigten Erhöhung tun?
Der Mieter muss eine Erhöhung nicht ungeprüft hinnehmen. Die Schritte bauen aufeinander auf.
Schritt 1: Abrechnung und Erklärung abgleichen
Der Mieter prüft zuerst, ob eine Abrechnung mit Nachzahlung vorliegt, und vergleicht die Beträge der Erklärung mit dieser Abrechnung. Ist keine Abrechnung vorhanden oder ergibt sie ein Guthaben, fehlt die Voraussetzung.
Schritt 2: Einwände schriftlich und konkret benennen
Statt die Erhöhung pauschal abzulehnen, nennt der Mieter in Textform die konkreten Einwände. Typische Punkte sind:
- Der Aufschlag ist nicht mit Zahlen aus der Abrechnung belegt.
- Die Höhe steht in keinem erkennbaren Verhältnis zur Nachzahlung.
- Die Erhöhung enthält einen pauschalen Sicherheitszuschlag.
Schritt 3: Vor der Zahlung beraten lassen
Bevor die erhöhte Vorauszahlung geleistet wird, sollten Abrechnung, Erklärung und Mietvertrag einer Mietervereinigung oder einer Rechtsberatung vorgelegt werden. Dort lässt sich klären, ob die Erhöhung rechtlich haltbar ist.
Schritt 4: Überzahlung bei der nächsten Abrechnung zurückfordern
Zeigt die folgende Betriebskostenabrechnung ein Guthaben, war die Vorauszahlung zu hoch angesetzt. Der Mieter kann das Guthaben aus der Abrechnung verlangen. Bei Streit über die Höhe ist eine Rechtsberatung der richtige Weg.
Pauschale statt Vorauszahlung: Was gilt anders?
Bei einer Betriebskostenpauschale zahlt der Mieter einen festen monatlichen Betrag. Eine Anpassung nach Absatz 4 ist dann nicht möglich. Maßgeblich ist § 560 Abs. 1–3 BGB.
Danach ist eine Umlage von Kostenerhöhungen nur zulässig, wenn sie im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt diese Klausel, kann der Vermieter höhere Kosten nicht durch eine einseitige Erklärung auf den Mieter übertragen.
Ist die Umlage vereinbart, wird sie ab dem übernächsten Monat nach der Erklärung fällig. Wird die Erhöhung im März erklärt, gilt sie also erst ab Mai. Der Betrag für April bleibt unverändert.
Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind nach § 560 Abs. 6 BGB unwirksam. Eine Klausel, die die Umlage ohne vertragliche Grundlage zulässt oder die Fälligkeit zum Nachteil des Mieters verschiebt, hat daher keinen Bestand.
Wie wirkt sich die Erhöhung auf das Haushaltsbudget aus?
Die höhere Vorauszahlung verändert den laufenden Zahlungsfluss unmittelbar. Die Rechnung hat vier Schritte:
| Schritt | Vorgehen | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Bisherige monatliche Vorauszahlung aus Mietvertrag oder letzter Abrechnung übernehmen | Alter Monatsbetrag |
| 2 | Neue monatliche Vorauszahlung aus der Erklärung übernehmen | Neuer Monatsbetrag |
| 3 | Alten Betrag von neuem Betrag abziehen | Mehrbelastung pro Monat |
| 4 | Mehrbelastung mit zwölf multiplizieren | Mehrbelastung pro Jahr |
Die Jahressumme ist die Größe für die Haushaltsplanung, weil sie zeigt, wie viel weniger für andere Ausgaben oder Sparen bleibt.
Die Erhöhung spiegelt vergangene Kosten wider. Ob die Kosten im Folgejahr gleich bleiben, ist nicht vorhersehbar, eine erneute Nachzahlung bleibt möglich. Eine Rücklage auf einem separaten Konto, in die ein fester Monatsbetrag fließt, kann eine spätere Nachzahlung abfangen, ohne den laufenden Etat zu belasten.
Bei einer Überweisung per Dauerauftrag wird der alte Betrag weiter abgebucht, bis er bei der Bank geändert ist. Beim Ändern nur den Betrag anpassen und Empfänger sowie Verwendungszweck unverändert lassen, damit die Zahlung korrekt zugeordnet bleibt.
Fazit
Eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung ist nur zulässig, wenn eine Abrechnung mit Nachzahlung vorliegt und die Erklärung in Textform mit belegbaren Zahlen erfolgt. Der Mieter sollte die Erklärung gegen die Abrechnung prüfen, den Zugang dokumentieren und bei Zweifeln vor der Zahlung eine Mietervereinigung oder Rechtsberatung einschalten.
Häufig gestellte Fragen
Darf der Vermieter die Vorauszahlung ohne Abrechnung erhöhen?
Nein. Nach § 560 Abs. 4 BGB setzt eine Anpassung eine vorgelegte Betriebskostenabrechnung voraus, aus der sich die Notwendigkeit einer Erhöhung ergibt, in der Regel eine Nachzahlung. Ein Guthaben rechtfertigt keine Erhöhung, und die neue Höhe muss im Verhältnis zur Nachzahlung stehen.
Genügt eine mündliche oder telefonische Mitteilung?
Nein. Die Erhöhung braucht die Textform nach § 126b BGB, zum Beispiel einen Brief oder eine E-Mail, die gespeichert und ausgedruckt werden kann. Eine Unterschrift ist dafür nicht nötig, eine telefonische Mitteilung erfüllt die Form dagegen nicht.
Ab welchem Monat muss ich die höhere Vorauszahlung zahlen?
Das Gesetz legt dafür keinen festen Monat fest. Maßgeblich ist, was der Mietvertrag zur Fälligkeit der Vorauszahlungen regelt; ist das unklar, hilft ein Mieterverein oder eine Rechtsberatung. Pauschale Aufschläge oder Sicherheitszuschläge sind in jedem Fall unzulässig.
